Nebenkostenabrechnung Frist: Kommt sie nach 12 Monaten, müssen Mieter nicht nachzahlen

Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein. Kommt sie später, darf der Vermieter in aller Regel keine Nachzahlung mehr verlangen.

Die Regeln stehen in § 556 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Sie gelten für Wohnraum und lassen sich nach Absatz 5 nicht zum Nachteil der Mieter abändern. Auch Mieter haben eine Frist: Wer Fehler in der Abrechnung sieht, muss sie ebenfalls innerhalb von zwölf Monaten rügen.

Bis wann muss der Vermieter die Nebenkosten abrechnen?

Haben Mieter und Vermieter Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart, muss der Vermieter nach § 556 Absatz 3 BGB jährlich abrechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Dabei gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, der Vermieter darf also keine unnötig hohen Kosten weitergeben.

Entscheidend ist der Zugang, nicht das Absendedatum. Das hat der Bundesgerichtshof (BGH) am 21. Januar 2009 entschieden (VIII ZR 107/08): Die rechtzeitige Absendung genügt nicht, die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb der Frist zugegangen sein.

Verzögerungen und Verluste auf dem Postweg gehen zulasten des Vermieters, die Post gilt als seine Erfüllungsgehilfin. Für den Zugang eines aufgegebenen Briefs gibt es nach dem BGH keinen Anscheinsbeweis.

Teilabrechnungen muss der Vermieter nach dem Gesetz nicht vorlegen. Was gilt, wenn die Frist verstreicht, regelt derselbe Absatz.

Was passiert nach Fristablauf mit einer Nachforderung?

Nach Ablauf der zwölf Monate ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter nach § 556 Absatz 3 BGB ausgeschlossen. Selbst wenn die Abrechnung korrekt ist und tatsächlich höhere Kosten angefallen sind, muss der Mieter den Fehlbetrag dann nicht mehr zahlen.

Die Frist ist nach der Rechtsprechung des BGH eine Ausschlussfrist. Mit einem Urteil vom 9. April 2008 (VIII ZR 84/07) stellte das Gericht klar, dass sie nicht neu beginnt, nur weil ein Mieter dem Verwalter zusagt, die Nachforderung auszugleichen. Wer also eine verspätete Abrechnung bekommt, sollte sich nicht vorschnell zur Zahlung verpflichten, sondern die Rechtslage prüfen lassen. Eine Ausnahme kennt das Gesetz allerdings.

Wann darf der Vermieter trotz Verspätung nachfordern?

Wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Diese Ausnahme steht ausdrücklich in § 556 Absatz 3 BGB. Ob sie greift, hängt nach dem BGH von den Umständen des Einzelfalls ab. Als Beispiel für eine Ausnahmesituation nennt das Gericht einen Poststreik.

Verzögerungen auf dem Postweg muss sich der Vermieter dagegen nach dem Urteil von 2009 zurechnen lassen. Im Streitfall entscheidet das Gericht; Mietervereine und Anwälte für Mietrecht können die Erfolgsaussichten einschätzen. Umgekehrt müssen auch Mieter eine Frist beachten.

Wie lange haben Mieter Zeit für Einwände?

Ebenfalls zwölf Monate. Nach § 556 Absatz 3 BGB muss der Mieter Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Die Einwände gelten jeweils nur für eine Abrechnung. Der BGH entschied am 12. Mai 2010 (VIII ZR 185/09), dass Mieter Einwendungen für jedes Abrechnungsjahr neu erheben müssen, auch wenn sie dieselbe Position schon im Vorjahr beanstandet haben.

Für die Prüfung haben Mieter nach § 556 Absatz 4 BGB ein Recht auf Einsicht in die Belege, die der Abrechnung zugrunde liegen. Der Vermieter darf sie elektronisch bereitstellen. Welche Kosten überhaupt umgelegt werden dürfen, regelt die Betriebskostenverordnung.

Was gilt bei mehreren Mietern und bei einer Pauschale?

Wohnen mehrere Mieter mit einem gemeinsamen Vertrag in der Wohnung, haften sie für die Betriebskosten grundsätzlich als Gesamtschuldner. Der BGH entschied am 28. April 2010 (VIII ZR 263/09), dass der Vermieter die Nachzahlung auch dann von einem Mieter verlangen kann, wenn nur dieser die Abrechnung erhalten hat. Der Vermieter darf nach Belieben wählen, wen er in Anspruch nimmt.

Anders ist die Lage bei einer Betriebskostenpauschale. Dann gibt es keine jährliche Abrechnung mit Nachforderung. Erhöhungen darf der Vermieter nach § 560 Absatz 1 BGB nur weitergeben, wenn der Mietvertrag das vorsieht, und zwar per Erklärung in Textform, in der er den Grund erläutert.

Der Mieter schuldet den Aufschlag erst ab dem übernächsten Monat. Sinken die Betriebskosten, muss der Vermieter die Pauschale nach Absatz 3 entsprechend herabsetzen und das unverzüglich mitteilen.

Welche Kosten dürfen in der Abrechnung stehen?

Umlagefähig sind nur Betriebskosten. Das sind nach § 1 der Betriebskostenverordnung die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Dazu zählen nach § 2 etwa die Grundsteuer, Wasser und Abwasser sowie der Betrieb der Heizung.

Bei den Heizkosten gibt es zudem eigene Kürzungsrechte: Wird entgegen der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, dürfen Mieter ihren Anteil nach § 12 um 15 % kürzen. Fehlen vorgeschriebene fernablesbare Zähler oder die Verbrauchsinformationen, sind es 3 %.

So laufen die Fristen für die Abrechnung 2025

1. Abrechnungszeitraum: 1. Jänner bis 31. Dezember 2025. Monatliche Vorauszahlung: 150 Euro, im Jahr also 1.800 Euro.
2. Tatsächliche Kosten laut Abrechnung: 2.100 Euro. Es ergibt sich eine Nachforderung von 300 Euro.
3. Frist des Vermieters: Die Abrechnung muss bis spätestens 31. Dezember 2026 beim Mieter sein.
4. Fall A: Die Abrechnung geht am 15. Juni 2026 zu. Stimmt die Abrechnung, muss der Mieter die 300 Euro zahlen. Er kann aber zwölf Monate nach Zugang, also bis in den Juni 2027, Einwände erheben.
5. Fall B: Die Abrechnung kommt erst am 4. Jänner 2027 an. Die Nachforderung von 300 Euro ist ausgeschlossen, sofern der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat. Der Mieter kann die Zahlung dann mit Hinweis auf § 556 BGB verweigern.
6. Anpassung: Nach einer Abrechnung kann jede Seite die Vorauszahlung nach § 560 Absatz 4 BGB in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Verteilt auf zwölf Monate ergäben 300 Euro Mehrkosten 25 Euro mehr im Monat, also 175 Euro.

Wer nicht über das Kalenderjahr abrechnet, rechnet ab dem Ende des eigenen Zeitraums. Endet der Abrechnungszeitraum am 30. Juni 2026, läuft die Frist bis 30. Juni 2027.

Muss ich eine verspätete Nachforderung bezahlen?

In der Regel nicht. Nach Ablauf von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums ist die Nachforderung ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Zählt das Datum auf dem Brief oder der Eingang?

Der Eingang. Nach dem BGH muss die Abrechnung dem Mieter innerhalb der Frist zugehen, die rechtzeitige Absendung reicht nicht.

Wie lange kann ich Fehler in der Abrechnung rügen?

Bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung. Die Einwände müssen für jedes Abrechnungsjahr neu erhoben werden.

Darf ich die Belege sehen?

Ja. Der Vermieter muss auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren, er darf sie auch elektronisch bereitstellen.

Darf der Vermieter nach der Abrechnung die Vorauszahlung erhöhen?

Ja, auf eine angemessene Höhe. Nach § 560 Absatz 4 BGB kann jede Seite nach einer Abrechnung die Vorauszahlung durch Erklärung in Textform anpassen, der Mieter also auch senken, wenn ein Guthaben herauskam.