Nebenkosten-Abrechnung – darauf ist zu achten

Die Nebenkosten-Abrechnung ist sowohl für Vermieter als auch für Mieter immer wieder eine Herausforderung. Nach Auskunft vom Deutschen Mieterbund e.V. ist jede zweite Nebenkostenabrechnung in Deutschland mit Fehlern behaftet.

Unterschied Betriebskosten und Nebenkosten

Nebenkosten sind der gesetzlich nicht festgelegte Oberbegriff für alle anfallenden Kostenpositionen. Betriebskosten hingegen beinhalten nur die auf die Mieter umlegbaren Kostenarten. Dabei gilt die Regel: „Alle Betriebskosten sind automatisch Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind auch Betriebskosten.“ Betriebskosten sind laufende Kosten, die regelmäßig verursacht werden. Somit sind die Betriebskosten ein Teil der Nebenkosten.

Zulässige Betriebskosten

In Deutschland werden die Betriebskosten in der Betriebskostenverordnung geregelt. In Österreich kommt das Mietrechtsgesetz (MRG) oder der Mietvertrag zur Anwendung. Welche Betriebskosten abgerechnet werden, richtet sich nach den anzuwendenden Gesetzen im jeweiligen Land. Es ist unbedingt zu empfehlen, bei Abschluss des Mietvertrages zu klären, welches Gesetz zur Anwendung kommt und wie die Abrechnung erfolgt. Grundsätzlich werden sowohl in Deutschland als auch in Österreich folgende Kosten als Betriebskosten verrechnet:

• Wasserversorgung, Entwässerung und Warmwasserversorgung
• Kanalräumung, Müllabfuhr
• Schornsteinreinigung
• Entrümpelung, Schädlingsbekämpfung
• Strom für Beleuchtung des Stiegenhauses und der Gemeinschaftsflächen
• Feuerversicherung
• Versicherungsprämien für Haftpflicht und Leitungswasserschaden
• Versicherungsprämien für Glasbruch und Sturmschaden
• Verwaltungsaufwand
• Grundsteuer und öffentliche Abgaben
• Hausreinigung inklusive Schneeräumung
• Laufende Betriebskosten von Gemeinschaftsanlagen (Lift, Heizung, Waschküche, Grünanalagen, Gemeinschaftsräume etc.)

Worauf sollten Mieter bei der Nebenkosten-Abrechnung achten?

Jeder Mieter muss prüfen, ob die Nebenkosten plausibel abgerechnet sind. Dazu gibt es auch Online-Nebenkostenrechner, die einen guten Anhaltspunkt für die Richtigkeit bieten können. Der Vermieter muss eine nachvollziehbare Nebenkosten-Abrechnung vorlegen, die die Einnahmen und Ausgaben transparent dargestellt. Auch die entsprechenden Belege für getätigte Ausgaben seitens des Vermieters müssen in der Nebenkosten-Abrechnung enthalten sein.

Mieter haben das Recht auf Belegeinsicht. Dieses Recht besteht innerhalb von 6 Monaten ab dem Zeitpunkt, wo dem Mieter die Abrechnung vorliegt. Dabei ist es nicht ausreichend nur eine Position „Müllabfuhr“ anzuführen. Der „Aufteilungsschlüssel“ muss sich schlüssig aus dem Gesamtobjekt ergeben.

Fristen für die Vorlage der Nebenkosten-Abrechnung

Die Nebenkosten-Abrechnung muss spätestens bis zum 30. Juni des Folgejahres erfolgen. Wenn ein Mieter bis zu diesem Zeitpunkt keine Abrechnung bekommt, muss er schriftlich um eine ordnungsgemäße Abrechnung bitten. Sollte diese danach dem Mieter ausgehändigt werden, aber nicht verständlich sein, kann die Abrechnung beeinsprucht werden.

Reparaturarbeiten

Reparaturarbeitern dürfen dem Mieter nicht weiterverrechnet werden, da diese durch die Mietzinsreserve gedeckt sind. Sollten diese im Rahmen der Nebenkosten-Abrechnung auf den Mieter anteilig übertragen werden, kann dagegen Einspruch erhoben werden. Oftmals werden „Rücklagen“ oder „Instandhaltungsfonds“, die Beiträge enthalten, die vom Eigentümer jährlich in einen Fonds eingezahlt werden, um zukünftige Sanierungsmaßnahmen finanzieren zu können, an die Mieter weiterverrechnet. Auch dies ist nicht zulässig.

„Sonstiges“ enthält unzulässige Positionen

Manche Nebenkosten-Abrechnungen enthalten den Bereich „Sonstiges“. Darin finden sich zum Beispiel Kosten für Verwaltungshonorare, Versicherungsprämien und Hausreinigungsentgelte. Die Überprüfung solcher Positionen ist für den Mieter sehr schwer. Experten merken gerade in diesem Bereich an, dass Kosten dem Mieter überhöht vorgeschrieben werden.

Empfehlung für Vermieter für die Nebenkosten-Abrechnung

Bereits beim Aufsetzen eines Mietvertrages sollte ein besonderes Augenmerk auf die Nebenkosten gelegt werden, damit diese bei der Abrechnung für beide Seiten nachvollziehbar sind. Dabei ist es wichtig, dass diese formell und auch inhaltlich fehlerfrei sind. Dies ist eine gute Basis für ein harmonisches Vermieter-Mieter-Verhältnis.

Fazit: Fehler können überall passieren. Die Nebenkosten-Abrechnung ist eine gewisse Herausforderung. Hohe Nachzahlungen belasten Mieter oftmals finanziell. Der beste Weg ist also, darauf zu achten, dass die Vorauszahlungen für die Betriebs- und Nebenkosten in einer realistischen Höhe anfallen.